POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

EXPANSIÓN 77 S.A.S es una compañía que tiene por objeto crear, promocionar y vender productos o servicios relacionados con crecimiento personal (en adelante la “Empresa”). La Empresa es responsable de sus datos y por lo tanto de la base de datos en la cual se encuentren ubicados los mismos. 

 

Para acceder a los servicios y beneficios de EXPANSIÓN 77 S.A.S y de sus asociados, deberá suministrar voluntaria y libremente sus datos ciertos, no sensibles de identificación personal, como son: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro.

 

INTRODUCCIÓN

 

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. 

 

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros. 

 

En cumplimiento de las anteriores disposiciones EXPANSIÓN 77 S.A.S, consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a la información que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos de la Empresa o a través de las personas naturales o jurídicas que EXPANSIÓN 77 S.A.S promueva (en adelante los “Promovidos”). EXPANSIÓN 77 S.A.S afirma que ha recopilado dicha información para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales. 

 

Para tales efectos EXPANSIÓN 77 S.A.S ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Empresa, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales. 



OBJETO

 

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de EXPANSIÓN 77 S.A.S, para dar cumplimiento a la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión. 

 

DESTINATARIOS

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos tanto físicas como digitales que contengan datos que sean objeto de Tratamiento por parte de EXPANSIÓN 77 S.A.S o de los Promovidos, considerado como responsable. Igualmente, en aquellos casos que opere como encargado del tratamiento. La presente Política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración y manejo de bases de datos de EXPANSIÓN 77 S.A.S y por aquellos funcionarios y contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones quejas reclamos sugerencias o denuncias de información relacionadas con la ley de protección de datos personales.

ALCANCE

Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Así mismo, dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, como también a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

GLOSARIO

Para los efectos de la presente Política, se tendrán como definiciones de los términos utilizados, aquellas definiciones incluidas en el Marco Normativo, en especial las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, de las cuales se incluyen las utilizadas expresamente en esta Política, de la siguiente forma:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.



Tipos de datos de carácter personal:

 

  1. DATO PRIVADO: “Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular”.
  2. DATO SEMIPRIVADO: “Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266.
  3. DATO PÚBLICO: “Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados”, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.
  4. DATOS SENSIBLES: Son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos” según la Ley 1581 de 2012. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: 
  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

RESPONSABLE DE TRATAMIENTO: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. El responsable del tratamiento de los datos personales será EXPANSIÓN 77 S.A.S, identificada con el NIT 901.798.481-2 domiciliada en Cundinamarca, Colombia, con dirección física en la Kilómetro 4 Vía La Calera Sopó, Condominio Casa de campo, Casa 5, dirección electrónica [email protected] 

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”.

 

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable de Tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.

 

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Dirección.

 

CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

 

DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: 

 

  • Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 
  • Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

 

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

 

TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice EXPANSIÓN 77 S.A.S o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.



PRINCIPIOS RECTORES

 

A continuación, se mencionan los principios sobre los cuales EXPANSIÓN 77 S.A.S fundamenta el uso y tratamiento de los datos personales:

 

FINALIDAD: El Tratamiento de los datos personales recogidos por los Promovidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

 

LIBERTAD: El Tratamiento de datos personales se llevará a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, tanto para la información ya registrada como para los nuevos registros.

 

VERACIDAD: La veracidad de la información registrada en nuestras Bases de Datos depende de la información suministrada por el Titular al momento de efectuar su correspondiente registro.  EXPANSIÓN 77 S.A.S asume que la persona que diligencia el formulario de registro es el Titular de la información y que los datos que consigna son veraces.

 

PRIVACIDAD: Los datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto del derecho a la privacidad. EXPANSIÓN 77 S.A.S usará la información únicamente para los fines dispuestos en el presente documento.

 

SEGURIDAD: EXPANSIÓN 77 S.A.S se encargará de proteger la información almacenada en nuestras Bases de Datos mediante la adopción de buenas prácticas.

 

TRANSPARENCIA: La información almacenada en nuestras Bases de Datos será entregada únicamente al Titular de la información cuando éste la requiera, y será suministrada sin restricciones y de manera clara.

 

CONFIDENCIALIDAD: Se manejará, conservará y mantendrá con carácter confidencial toda la información que se reciba por parte de los titulares en el momento y de acuerdo con las condiciones del proceso de registro. 

 

AUTORIZACIÓN

 

De acuerdo con el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1581 de 2012, EXPANSIÓN 77 S.A.S debe contar con la autorización previa del Titular o del Promovido con el fin de poder llevar a cabo el uso y tratamiento de sus datos personales.

 

Cuando una persona utiliza un formulario de registro dispuesto en el desarrollo de eventos coordinados por la Empresa o los Promovidos asociados, en nuestra sede física, en nuestro sitio web oficial, en sitios web asociados, en nuestras redes sociales, en promociones o difusiones mediante la web, mediante correo electrónico, en formularios de registro de referidos; y en general a través de cualquier medio electrónico y/o físico, está autorizando  a EXPANSIÓN 77 S.A.S a hacer uso de esta información. Cabe resaltar que no es necesaria la firma para efectuar el registro. La autorización a través de medios virtuales se expresa al momento previo del registro, diligenciando con visto bueno la casilla de verificación en el texto: “Autorizo el tratamiento de mis datos personales de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de Expansión 77 S.A.S ”, y en medios físicos con la firma del Titular.

 

El Tratamiento de Datos Personales realizado por EXPANSIÓN 77 S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. EXPANSIÓN 77 S.A.S en su condición de responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato, y en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

 

EXPANSIÓN 77 S.A.S o quien a futuro lo reemplace, podrá recolectar, almacenar, usar la información para las siguientes finalidades:

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.  Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por EXPANSIÓN 77 S.A.S.  
  2. Suministrar información de contacto a cualquier tercero con el cual EXPANSIÓN 77 S.A.S tenga un vínculo contractual. 
  3. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual 
  4. Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas. 
  5. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de noticias relacionadas con campañas. 
  6. Transmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros con los cuales EXPANSIÓN 77 S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. 
  7. Suministrar la información a terceros con los cuales EXPANSIÓN 77 S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. 
  8. EXPANSIÓN 77 S.A.S o quien a futuro lo reemplace podrá contactarse con el Titular fuera del horario establecido por la Ley 2300 de 2023, ya que con la autorización del Titular de usar sus datos privados, este autoriza de manera expresa que el Responsable del Tratamiento de Datos pueda contactarlo después de las 7:00 p.m. de lunes a viernes y después de las 3:00 p.m. el sábado.



MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En todo caso, la autorización contendrá como mínimo:

 

  1. La existencia de la Política de tratamiento de datos vigente en EXPANSIÓN 77 S.A.S.
  2. Finalidad del tratamiento de los datos personales solicitados.
  3. Si dentro de los datos personales a recaudar se encuentran algunos de naturaleza sensible, se indicará la finalidad de su tratamiento.
  4. El cargo de la persona responsable de la atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas sobre los datos personales, su ubicación y la forma de contactarlo.
  5. La posibilidad que tiene de suministrar, acceder, consultar, rectificar, actualizar y eliminar los datos personales confiados a EXPANSIÓN 77 S.A.S.
  6. La potestad del Titular de revocar total o parcialmente la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales. 
  7. Los datos del responsable del tratamiento de los datos personales.

 

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: EXPANSIÓN 77 S.A.S conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. Para ello, dispondrá de los medios tecnológicos o físicos pertinentes e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, la cual estará disponible en todo momento para consulta por parte del Titular, autoridades competentes y EXPANSIÓN 77 S.A.S , o de los funcionarios que ésta designe para la verificación del cumplimiento de los preceptos de esta política.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para el cumplimiento de lo anterior, EXPANSIÓN 77 S.A.S establece mecanismos y procedimientos sencillos que se encuentran a continuación.

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES: Previo a obtener la autorización del Titular de los datos personales sensibles, además de las reglas generales aquí previstas, se deberá informar al Titular los datos que se consideren de esta naturaleza, advirtiéndole que no está obligado a autorizar el tratamiento de estos.

 

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles, salvo que estos se constituyan en requisito (Dato personal responsable) para realizar un trámite.

 

La autorización para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes deberá ser otorgada por su representante legal o tutor, dejando constancia de que fue consultado el sentir del menor de edad.

 

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 

  1. Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 
  2. Datos de naturaleza pública. 
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria. 
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

DURACIÓN DEL TRATAMIENTO: Dada la naturaleza de EXPANSIÓN 77 S.A.S, el tratamiento de datos personales que realice será de carácter definido o indefinido y se extenderá por el tiempo en que funcione la entidad.

 

TRATAMIENTO INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: En virtud de las finalidades previamente establecidas, EXPANSIÓN 77 S.A.S se compromete a proteger la privacidad de la información de los Titulares de los Datos Personales que proporcionen información personal a través de cualquier medio incluyendo, pero sin limitarse a, información suministrada en correos electrónicos, tarjetas de presentación, hojas de vida, contratos o acuerdos de cualquier naturaleza, formularios, redes sociales, y demás.

 

El objetivo de EXPANSIÓN 77 S.A.S es el de utilizar únicamente la información necesaria para la satisfacción de intereses legítimos. Igualmente, la sociedad podrá hacer uso de los datos personales suministrados por los Titulares, en relación con las finalidades y los trámites referidos en el acápite anterior, incluyendo la transferencia internacional de datos, desde y para Colombia, dando cumplimiento a las normas y acuerdo generales de tratamiento de datos personales.   

 

Así mismo, la dirección de correo electrónico y la información que se incluya en mensajes, correos electrónicos y formularios serán utilizadas para responder al titular o para las finalidades específicamente definidas en el presente manual. La sociedad podrá compartir la información personal suministrada por el Titular para el cumplimiento finalidades aquí previstas. Con este fin, los Datos y la información personal puede ser transferida fuera del país o domicilio del Titular a otro u otros países, aun cuando no tengan una legislación similar de protección de datos. 

 

La sociedad también puede compartir los Datos y la información personal de los Titulares con otras sociedades contratadas para proveer servicios. Estas empresas -nuestros proveedores- están obligados contractualmente a utilizar los datos y la información personal que les compartimos única y exclusivamente con los fines establecidos en el correspondiente contrato. 

 

Los datos personales de los Titulares no serán utilizados con finalidades diferentes a las que esta política establece para el Tratamiento de Datos Personales. En ningún caso serán transferidas a personas dedicadas a la comercialización o explotación de bases de datos.



TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES 

 

EXPANSIÓN 77 S.A.S podrá recolectar, transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley. 

 

En todo caso, cuando EXPANSIÓN 77 S.A.S transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará: 

  1. Alcances del tratamiento, 
  2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y, 
  3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable. 

 

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.




DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

 

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, el Titular de los Datos Personales tendrá derecho a:

 

  1. A conocer y acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión (Salvo la existencia de un deber legal y/o contractual), en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
  2. Tiene por derecho lograr la eliminación de datos cuyo tratamiento esté prohibido por la Ley o no haya sido autorizado por el Titular.
  3. Solicitar copia de la autorización otorgada a EXPANSIÓN 77 S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  4. A ser informado sobre el tratamiento que se le darán a sus datos personales, previamente a la autorización que se genere para su respectivo tratamiento.
  5. Revocar total o parcialmente la autorización para el tratamiento de sus datos mediante la presentación de un reclamo. 
  6. Presentar consultas, peticiones, quejas o reclamos ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en la presente Política de tratamiento de datos personales.
  7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta, petición o reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento en EXPANSIÓN 77 S.A.S. 
  8. Tiene por derecho acceder de manera gratuita a los datos personales que son objeto de Tratamiento. Para el efecto, se estará a lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013. 
  9. Obtener respuesta oportuna a las peticiones, consultas, quejas y reclamos que presente sobre cualquier aspecto relacionado con el tratamiento de datos personales. 
  10. Conocer a la dependencia o persona facultada por la sociedad frente a quien podrá presentar peticiones, quejas, reclamos, consultas y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

 

El Titular de los datos personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. EXPANSIÓN 77 S.A.S, no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.

 

LOS DERECHOS DE LOS TITULARES PODRÁN EJERCERSE POR LAS SIGUIENTES PERSONAS: 

 

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición EXPANSIÓN 77 S.A.S.
  2. Por los causahabientes del Titular (en los casos que éste falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad mediante la presentación de los respectivos registros civiles. 
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente en documento original.
  4. Por estipulación a favor de otro. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas facultadas para representarlos.
  5. Los representantes legales de las personas declaradas incapaces judicialmente, para lo cual se habrá de aportar copia de la respectiva sentencia.

 

EXPANSIÓN 77 S.A.S reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información referente a los datos personales, los cuales se encuentran registrados y almacenados en las bases de datos digitales y físicas. Dicha información es obtenida mediante actividades desarrolladas dentro del marco administrativo y comercial ejercido por EXPANSIÓN 77 S.A.S.

 

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: EXPANSIÓN 77 S.A.S como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

 

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. 
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 
  • Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos. 
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

 

BASES DE DATOS DE LA SOCIEDAD EXPANSIÓN 77 S.A.S

 

La sociedad maneja bases de Datos, tanto de la Empresa como de sus Promovidos, en las cuales almacena información relacionada con: Registros, proveedores y contratistas, clientes, empleados, aliados y demás personas que interactúan contractualmente con la sociedad.

 

Cada una de las Bases de Datos previamente mencionadas tendrá unas finalidades específicas para el Tratamiento de los datos personales, contendrán diversos tipos de datos y se ubicarán física o electrónicamente dependiendo el caso, de acuerdo con las políticas de seguridad y control que maneja la sociedad para la recolección, almacenamiento y protección de los Datos Personales de los Titulares.

 

Los Datos Personales tratados por la sociedad se someterán estricta y únicamente a las finalidades de cada una de las Bases de Datos. Así mismo, la sociedad almacenará datos personales de los Titulares para que sean tratados directa o indirectamente con fines contractuales, comerciales, financieros, corporativos, laborales, contables, tributarios y administrativos de la sociedad. Como consecuencia de lo anterior, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, mantendrán el tratamiento en el marco de dichas finalidades.

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se sujeta a lo dispuesto en la siguiente normatividad: (i) Constitución Política Art. 15 y 20, (ii) Ley 1266 de 2008, (iii) Ley 1581 de 2012, (iv) Decreto 1377 de 2013, (v) Decreto 886 de 2014, (vi) Decreto 1074 de 2015, (vii) Decreto 090 de 2018, (viii) Circulares externas de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás disposiciones complementarias. 

 

Cualquier aspecto no regulado en esta Política, se regirá por lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o, en su defecto, por las del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES: EXPANSIÓN 77 S.A.S cuenta con medidas técnicas y administrativas adecuadas para el almacenamiento seguro de los datos personales, preservándolos del acceso, de la adulteración, de la eliminación y de la utilización no autorizada por parte de quienes no están facultados para el efecto.

 

PERSONA O ÁREA ENCARGADA DE ATENCIÓN DE PQR: La sociedad ha designado al área de Administración como los encargados de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con los Datos Personales. Dicha persona o sus delegados conforme a lo establecido en esta política tramitarán las peticiones, quejas, reclamos, consultas y cualquier otra solicitud en materia de Datos Personales, de conformidad con la ley y esta política de Tratamiento de Datos Personales.

Cuando un Titular realice una solicitud a través del canal dispuesto para este procedimiento, EXPANSIÓN 77 S.A.S realizará efectivamente el trámite correspondiente a dicha solicitud en un plazo máximo de TREINTA (30) días calendario, previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad. 

 

Algunas de las funciones particulares del área de Administración con relación a la protección y tratamiento de los datos personales, y de sus delegados en relación con Datos Personales son:

 

  1. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política de Tratamiento de Datos Personales, como, por ejemplo:
  1. Solicitudes de actualización de Datos Personales; 
  2. Solicitudes de conocer los Datos Personales; 
  3. Solicitudes de supresión de Datos Personales; 
  4. Solicitudes de información sobre el uso dado los Datos Personales; 
  5. Solicitudes de actualización de los Datos Personales; 
  6. Solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

 

  1. Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que NO procedan de acuerdo con la Ley.

 

Los datos de contacto del área de Administración para el ejercicio de sus funciones con relación al Tratamiento de Datos Personales son: 

  • Dirección física: Kilómetro 4 Vía La Calera Sopó, Condominio Casa de campo, Casa 5.
  • Dirección electrónica: [email protected] 



PROCEDIMIENTO PARA EJERCER EL DERECHO DE HÁBEAS DATA: El siguiente procedimiento se establece con el fin de que los Titulares de los Datos Personales puedan ejercer sus derechos, de la siguiente manera:

 

CONSULTAS: La sociedad dispone de los mecanismos necesarios para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la sociedad; las cuales serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

 

 

  • La consulta se formulará por escrito físico dirigido a Administración en el domicilio de la sociedad o al correo electrónico [email protected] 
  • Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la sociedad recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la sociedad y se la hará conocer al solicitante;
  • La consulta será atendida en un término máximo de diez (30) días calendario previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad, a partir de la fecha de recibo de la misma y se responderá por el mismo medio que fue solicitada;
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

RECLAMOS: La sociedad dispone de los mecanismos necesarios para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, o cualquier otra norma que las modifique, complemente o aclare; formulen un reclamo ante la Administración de la sociedad en cumplimiento del Derecho de HÁBEAS DATA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

 

  • El reclamo se formulará por escrito físico dirigido a Administración en el domicilio de la sociedad o al correo [email protected] 
  • El reclamo deberá contener el nombre y el número del documento de identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes), la dirección y los datos de contacto e identificación del reclamante. Así mismo, el reclamo deberá acompañarse con los documentos que el reclamante quiera hacer valer;

 

  1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo;
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al funcionario competente para hacerlo, en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado;
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido;
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo;
  5. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término;
  6. EXPANSIÓN 77 S.A.S enviará las comunicaciones al titular de la información por el mismo medio por el que recibió la reclamación.

 

PETICIONES: La sociedad dispone de los mecanismos necesarios para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen peticiones, con el fin de actualizar, modificar, revocar la autorización y/o suprimir los Datos, las cuales serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

 

 

  • La petición se formulará por escrito físico dirigido al domicilio de la sociedad o al correo electrónico [email protected] 
  • Si la petición es enviada al domicilio de la sociedad y en caso de que quien reciba la petición no sea competente para resolverlo, dará traslado al funcionario encargado de resolverlo.
  • Si la petición está incluida en un reclamo o consulta, la petición será atendida en los términos establecidos para cada uno;
  • Si únicamente se radica la petición, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y se responderá por el mismo medio que fue solicitada;
  • Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Medidas de seguridad. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, EXPANSIÓN 77 S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando así su adulteración, extravío, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

 

MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: EXPANSIÓN 77 S.A.S ., se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones en el presente documento, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.  Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web https://www.mariapazmateus.com/politicadatos  

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del día primero (1) de marzo de 2021, y podrá ser modificada, corregida o ampliada cuando la sociedad así lo considere necesario. En el evento de que surjan cambios sustanciales que afecten las políticas de tratamiento incorporadas a la presente Política o al Manual que rige al interior de la sociedad, el responsable del Tratamiento comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos personales dichos cambios. La comunicación se efectuará a través de las cuentas de correo electrónico de los Titulares o mediante publicación en el sitio web del responsable.

 

De la misma manera, los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las diferentes Bases de Datos Personales de la sociedad, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y para las cuales fueron recolectados.